ГСМ: налог на прибыль. Пример приказа на списание горюче-смазочных материалов по нормам
Статьи по теме
Организация должна обосновать расходы на топливо в налоговом учете. Для этого можно использовать нормы расхода ГСМ на 2018 год, утвержденные Минтрансом РФ в последней редакции. Таблицу нормативов по видам транспорта вы найдете в статье.
ВИП-доступ к журналу «Российский налоговый курьер» на 3 дня
Зачем использовать нормы списания топлива
Расходы в целях учета налоговой базы по налогу на прибыль должны быть обоснованными. Налоговый кодекс не обязывает нормировать расходы на ГСМ, и по мнению Минфина этого тоже не требуется (письмо Минфина России от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875). Но чиновники ФНС требуют не только нормировать такие расходы, но и придерживаться нормы расхода ГСМ на 2018 год Минтранса РФ.
В этих условиях у организации есть три варианта действий:
- Списывать расходы по фактическим данным. В этом случае нужно быть готовыми отстаивать свою точку зрения в суде,
- Учитывать расходы по самостоятельно разработанным нормам,
- Списывать расходы по лимитам, утвержденным Распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р. Это наиболее простой и безопасный вариант, поэтому лучше использовать его.
Налоговики снимут расходы на бензин, если вы не сможете их обосновать. Например, когда списываете топливо сверх норм, которые сами же установили. Многие используют нормы Минтранса, но это могут быть и собственные нормативы. Чтобы не потерять затраты, обоснуйте превышение. Оно возможно в любое время года, в том числе и летом. Есть два способа, чтобы обосновать повышенный расход топлива>>>
Нормы ГСМ на 2018 год, утвержденные Минтрансом РФ в последней редакции
Для каждого автомобиля лимиты расхода топлива устанавливаются индивидуально с учетом следующих факторов:
- Марка автомобиля,
- Пробег транспортного средства,
- Базовый расход топлива, утвержденный Минтрансом,
- Повышающие коэффициенты.
Нормы расхода бензина для легковых автомобилей на 2018 год рассчитывайте по формуле:
Минтрансом РФ установлены базовые нормы ГСМ для каждой марки транспорта, а конечные предприятие высчитывает самостоятельно с учетом повышающих коэффициентов.
Надбавки и коэффициенты к нормам расхода топлива
Распоряжением Минтранса определен ряд надбавок и коэффициентов, увеличивающих нормы расхода топлива в зависимости от дорожных, климатических и иных условий эксплуатации транспорта.
Зимние надбавки к расходу ГСМ в 2018 году. Зимние надбавки применяются в холодное время года, ведь расход топлива на прогрев и работу машины зимой увеличивается. Надбавки установлены отдельно для каждого климатического района:
- Центральный,
- Северо-Западный,
- Северо-Кавказский,
- Приволжский,
- Уральский,
- Сибирский,
- Дальневосточный.
Для каждого района установлены:
- Продолжительность применения надбавки,
- Максимальный размер зимней надбавки.
В Алтайском крае можно применять зимнюю надбавку в течение 5,5 месяцев с 1 ноября по 15 апреля. Максимальный размер зимней надбавки в этом регионе – 15%.
Иногда случаются ранние или аномально продолжительные зимы. Тогда отрицательные температуры могут установиться раньше или продолжаться позже рекомендованных дат. Минтранс разрешает предприятиям самостоятельно определять даты начала и окончания периода применения зимних надбавок, ориентируясь на пороговое значение среднесуточной температуры воздуха минус 5 градусов Цельсия.
Надбавки на обогрев салона автомобиля в 2018 году. Кроме зимних надбавок, которые учитывают повышенный расход топлива на прогрев двигателя, есть надбавки на обогрев салона транспортного средства. Они применяются, если кабина отапливается дополнительно установленным обогревателем.
Период применения надбавки транспортные предприятия определяют самостоятельно, ориентируясь на пороговое значение среднесуточной температуры воздуха плюс 5 градусов Цельсия.
Если Минтрансом значение надбавки не установлено для конкретной марки ТС или отопителя, то компания определяет нормы самостоятельно по данным завода-изготовителя.
Прочие надбавки и коэффициенты к нормам расхода топлива. Распоряжением Минтранса установлено еще несколько коэффициентов, повышающих нормы расхода топлива при работе машины в различных условиях.
Смотрите в таблице, как увеличивается расход ГСМ, если машина работает в горной местности:
Высота над уровнем мора
Насколько можно увеличить лимит
Новые нормы расхода топлива на 2018 год Минтранс РФ: последняя редакция
Статьи по теме
Новые нормы расхода топлива на 2018 год Минтранса РФ в последней редакции носят исключительно рекомендательный характер. Организация вправе установить максимальную сумму расходов на ГСМ самостоятельно. Главное – документально подтвердить и обосновать такие расходы.
Расходы на ГСМ в налоговом учете отражают как материальные затраты. Их учитывают при налогообложении прибыли (при общей системе) или расчете УСН – налога (при упрощенной системе налогообложения).
Нормы расхода топлива Минтранса РФ
При расчете нормы расхода ГСМ появляется первая проблема. Так, распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р утверждены нормы расхода топлива. Раньше Минфин РФ, а вслед за ними и налоговики утверждали: именно в пределах этих лимитов и нужно списывать такие расходы.
Скачать нормы расхода топлива Минтранса РФ вы можете по ссылке:
Причем, изменения в это распоряжение вносят достаточно редко. Последний раз это было 3 года назад. В то же время многие производители обновили модельный ряд своего транспорта. В результате для большого ряда автомобильного транспорта норм Минтранса вообще нет. Как быть в такой ситуации? Долгое время чиновники считали, что поначалу можно руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией производителя машины.
Причем в дальнейшем необходимо обратиться в специализированную организацию, которая разработает нормы конкретно для автомобиля вашей компании. Но в 2013 году политика изменилась. В письме от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12 Минфин РФ указал, что нормирование таких расходов Налоговым кодексом не предусмотрено. Поэтому организация сама должна решить учитывать Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте Минтранса РФ или нет.
Теперь можно без споров с налоговыми инспекторами использовать те нормы, которые разработаны организацией для себя самостоятельно. Практика показывает, при возниконевении подобного спора судьи на стороне организации. В своих решениях они подчеркивают, что глава 25 Налогового кодекса РФ не требует нормировать расходы на топливо.
Как обосновать норму расхода топлива
Любые расходы должны быть документально подтверждены и экономически оправданы. Поэтому для контроля расхода ГСМ и подтверждения экономической оправданности расходов нужно определить внутренние нормы расхода ГСМ для автомобильного транспорта, который числиться на балансе организации. Разработать собственную норму можно как на основании рекомендаций Минтранса РФ на 2018 год, так и исходя из рекомендуемой нормы расходов, которая определена производителем машины.
Приказ об утверждении нормы может выглядеть так:
Утвержденные нормы должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Для того чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ (утверждаемые приказом) по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат оформите актом контрольного заезда в произвольной форме. Также имеет смысл отдельным приказом назначить комиссию, которая будет постоянно проводить контрольные замеры расхода топлива на транспортных средствах.
При разработке собственных норм может использоваться базовая норма расхода ГСМ рекомендуемая Минтрансом на 2018 год.
Нормы расхода ГСМ 2018:поправочные коэффициенты
Целесообразно утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Кроме того, норма может зависеть и от численности населения в том регионе, где будет эксплуатироваться машина. Необходимые поправочные коэффициенты также могут быть утверждены приказом по организации.
Приказ об утверждении поправочных коэффициентов к норме может выглядеть так:
Если организация превысит установленные нормы и не сможет документально подтвердить обоснованность этого превышения, то затраты на ГСМ сверх установленных ею же норм учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Сверхлимитные расходы на ГСМ в таком случае экономически оправданными не будут.
Нормы расхода топлива на 2018 год таблица
Основные нормы расхода топлива на 2018 год по отечественному транспорту сведем в таблицу:
Модель, марка, модификация автомобиля
Норма расхода топлива – 2018
normy_rashoda_topliva.jpg
Нормы расхода топлива устанавливаются компаниями и ИП не только для контроля за использованием ГСМ, но и для возможности снижения налоговой базы. Такие нормативы актуальны для субъектов хозяйствования, использующих в своей деятельности автотранспорт, в т.ч. для перевозок грузов или пассажиров.
Как применять нормы расхода топлива (Минтранс РФ)
Стандарты по объему списываемого топлива нужны для минимизации рисков возникновения споров с контролирующими органами, в т.ч.:
- нормы расхода топлива и смазочных материалов помогают вывести объективную величину прочих издержек в себестоимости товаров или услуг;
- объем потребленного ГСМ напрямую влияет на размер налога на прибыль.
Учет топливных ресурсов можно вести и по фактическим затратам, но при налоговой проверке надо будет обосновать каждый литр бензина.
Обязательства по нормированию топливных затрат не предусмотрены налоговым правом, такого требования к предприятиям и ИП нет и у Минфина. Метод списания топлива с учетом нормативов вызван необходимостью обосновывать всю сумму затрат, включенных в налоговую базу по налогу на прибыль.
Кто устанавливает нормы расхода топлива:
- Минтранс – в 2018 году рекомендуемые нормативы приведены в распоряжении от 14.03.2008 г. № АМ-23-р (ред. от 14.07.2015). Нормы расхода топлива Минтранса РФ могут использоваться компаниями и ИП в качестве ориентира или рекомендации, но для автотранспортных и занятых в системе контроля и управления предприятий эти стандарты обязательны к применению. Такая позиция отражена налоговиками в письме от 21.09.2015 г. № АС-4-10/16581 и в п. 1 Раздела 1 приложения к распоряжению № АМ-23-р.
- Сами субъекты хозяйствования также могут рассчитывать и утверждать нормативы расхода ГСМ (например, при помощи акта контрольного замера или приказа).
Нормы расхода топлива 2018 года могут содержать ряд понижающих или повышающих коэффициентов – это необходимо для оптимизации затрат с учетом времени года и особенностей транспортного движения в конкретной местности.
Законодательно регламентирует нормы расхода топлива Минтранс РФ, последняя редакция его нормативов учитывает корректировки, внесенные распоряжением № НА-80-р от 14.07.2015 года. Если нормы по топливу, маслам или другим ГСМ были превышены, необходимо подготовить документы, которыми можно обосновать необходимость повышенного расхода в конкретной ситуации. Для этой цели понадобятся путевые листы.
Нормы расхода топлива на 2018 год устанавливаются обособленно для разных марок и моделей машин с привязкой к модификации автомобиля. Топливные стандарты существуют нескольких типов:
- Базовые нормы расхода топлива. Они измеряются в литрах на каждые 100 км пробега при условии, что транспортное средство будет в снаряженном состоянии.
- Транспортная норма с измерителями в литрах на 100 км пути в условиях ведения транспортных работ.
- Нормативы для автобусов, самосвалов.
- Лимиты по грузовым автомобилям, отражаемые в литрах с привязкой к 100 тонно-километрам.
Не во всех случаях обозначается литрами норма расхода топлива, газ фиксируется в кубических метрах КПГ. Если речь идет о сжиженном газе, то измерителем является литр СУГ.
Расчет нормы расхода топлива
Расчет лимитов по топливу осуществляется отдельно для каждого маршрута и автомобиля. Величина возможных поправочных коэффициентов берется из Раздела 2 приложения к распоряжению Минтранса № АМ-23-р. Для одной машины разрешается применять одновременно несколько коэффициентов в зависимости от обстоятельств и текущих потребностей.
Например, автомобиль ВАЗ-21114 12 июля 2018 года был направлен из Феодосии (Республика Крым) в Анапу (Краснодарский край). Во время движения водитель пользовался кондиционером. Машина 2011 года выпуска (эксплуатируется более 5 лет), общий пробег равен 112 тыс. км. Расстояние между точками выезда и прибытия равно 214 км. Расчет:
- базовые нормы расхода топлива на 2018 год Минтранс для этой марки и модели авто установил на уровне 8,1 л на 100 км;
- с учетом срока эксплуатации автомобиля и общего километража пробега можно применить корректирующий коэффициент повышающего типа, равный 5%;
- нормы расхода топлива и материалов могут быть увеличены на 7% за счет эксплуатации транспортного средства с включенным кондиционером.
Для получения итогового значения используем стандартную формулу (п. 7 распоряжения Минтранса № АМ-23-р):
Норма = 0,01 х Базовая норма расхода топлива х Текущий пробег по маршруту в км х (1 + 0,01 х Суммарное значение повышающих и понижающих коэффициентов).
По условиям примера расчет нормы расхода топлива выглядит так:
0,01 х 8,1 х 214 х (1 + 0,01 х (5 + 7)) = 19,41 л.
Нормы расходов топлива на транспорте для этого маршрута будут составлять 19,41 л.
Расчет норматива расхода топлива
Если у организации есть транспортные средства, затраты на ГСМ по ним будут составлять одну из статей расходов. И организации необходимо будет вести учет приобретения и расходования ГСМ. Действующее налоговое законодательство не требует, чтобы коммерческие организации устанавливали нормативы расхода топлива автомобилей. А утвержденные Минтрансом нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Распоряжение Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р) для таких организаций не обязательны (Письма Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 , от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67). В то же время, во избежание претензий со стороны контролирующих органов, а также в целях повышения контроля и ответственности водителей за расходование ГСМ, организации могут производить расчет нормативов расхода топлива. Такой расчет, как правило, производится на основании Методических рекомендаций Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р и оформляется, к примеру, актом контрольного замера расхода топлива.
Итоги расчетов на основе нормативов расхода топлива по Минтрансу в 2018 году можно оформить в виде приказа.
Определяем нормативы расхода топлива автомобилей 2018
Каким образом организация оформит расчет норматива расхода топлива, она решает сама. К примеру, в акте контрольного замера топлива, составляемого специально созданной для этих целей комиссией, можно указать:
- маршрут, при движении по которому производился расчет, и пройденный километраж;
- объем топлива в баке автомобиля, а также показания одометра на начало замера и к его окончанию.
Кроме того, организация может дополнительно установить повышающие и понижающие коэффициенты в зависимости от конкретных условий (время года, состояние дорог, наличие пробок и проч.). Если организация решит учитывать в целях налогообложения расходы на ГСМ лишь в пределах нормативов, для снижения трудоемкости расчета «налоговой» величины израсходованного топлива его норму целесообразно установить с учетом всех возможных повышающих коэффициентов. Следовательно, нормы расхода ГСМ по одному и тому же автомобилю будут различаться лишь по условным сезонам («зима» или «лето»).
Приведем пример акта, которым можно оформить расчет норматива расхода топлива автомобиля:
You are here
Приказ о нормах расхода топлива и ГСМ
При определении норм расхода топлива различают базовое значение расхода топлива и расчетное нормативное значение, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля. Базовое значение расхода топлива определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля.
Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:
- базовая норма в литрах на 100 км пробега автотранспортного средства в снаряженном состоянии (зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов, категории, типа и назначения автомобиля, от вида используемого топлива, учитывает снаряженное состояние автомобиля, типизированный маршрут и режим движения в эксплуатации);
- транспортная норма в литрах (включает базовую норму и зависит от грузоподъемности или нормируемой загрузки, или от конкретной массы перевозимого груза, с учетом условий эксплуатации автотранспортного средства):
- на 100 км пробега транспортной работы;
- на 100 тонно-километров транспортной работы грузового автомобиля учитывает дополнительный к базовой норме расход топлива при движении автомобиля с грузом, автопоезда с прицепом или полуприцепом без груза и с грузом.
Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов, устанавливаемых в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы расхода топлива.
Следует обратить внимание, что в том случае, когда автотранспортные средства эксплуатируются в пригородной зоне вне границы города, поправочные коэффициенты не применяются.
При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
Также конкретное значение поправочного коэффициента устанавливается приказом или распоряжением руководителя организации или местной администрацией. Последующий учет ГСМ осуществляется в программе для расчета расхода топлива, используемой организацией или ручным учетом.
Налоговая база по налогу на прибыль Актуально на: 23 мая 2016 г. Для расчета любого налога необходимо определиться с 3 основными элементами (п. 1 ст. 52 НК РФ): налоговая база; налоговая ставка; налоговые льготы. Мы уже […]
Приказ по расходу топлива.
Приказы по расходу топлива в зависимости от условий эксплуатации автотранспорта могут быть 2-х типов.
1. Для первого типа условия эксплуатации автомобилей не носят постоянного характера. В течении смены автомобиль может быть задействован и в городской черте, и за городом, может работать и по почасовому режиму, и по сдельному. В этих условиях списание топлива производится обсчетом каждого путевого листа по определению конкретных пробегов для разных режимов работы автомобиля по базовой или транспортной норме с применением повышающих (понижающих) коэффициентов.
2. Для второго типа условий эксплуатации автомобилей характерны постоянные, не меняющиеся режимы работы. В этих условиях расход топлива по каждому путевому листу определяется произведением летней или зимней эксплуатационной нормы на общий пробег. Случай работы автотранспорта в постоянных и не меняющихся условиях – доставка продуктов питания в торговые точки в городских условиях.
Пример приказа 1-ого типа.
Приказ №__ от ________________________
« О списании топлива на работу автотранспорта».
1. Установить следующие базовые нормы и надбавки за возраст автотранспорта соответственно:
1.1 Для легкового автомобиля ГАЗ-3110 гос. номер (___) — 12,2 л\100 км пробега и 10% на возраст.
1.2. Для грузового бортового автомобиля ГАЗ-3302 «Газель» гос. Номер (___) — 15,5 л\100 км и 5% на возраст.
1.3. Для автофургона ГАЗ-2705 гос. Номер (___) -15,0 л\100 км и 5% на возраст.
2. Установить следующие транспортные нормы и надбавки на возраст соответственно:
2.1. Для автобуса КАВЗ-3976 гос. номер (___) — 30 л\100 км и 10%.
3. Установить следующие повышающие и понижающие коэффициенты, общие для всех автомобилей:
а) на работу автомобилей в зимнее время (от 5 до 20 %) – в целом на зимний период или по месяцам;
б) на работу автомобилей в городе – (+) от 5 до 25 процентов;
в) на частые технологические остановки –(+ 10% (кроме ГАЗ-3110);
г) в зимний период на пуск и прогрев двигателей –(+ 8%);
д) за пределами пригородной зоны – (-10%);
4. В случае применения других надбавок соответствующая запись делается ответственным лицом в графе «Особые отметки» путевого листа.
5. Бухгалтерии списание топлива производить по базовым и транспортным нормам, пробегам на разных режимах с применением вышеуказанных коэффициентов.
Директор _________________
2. Пример приказа 2– ого типа.
Приказ №___ от ________________________
«Об установлении эксплуатационных норм расхода топлива».
1. Установить постоянные значения повышающих надбавок к базовым нормам расхода топлива:
зимние надбавки – 15%; городские условия 15%; частые технологические остановки 10%; на пуск и прогрев двигателей в зимний период – 5%.
2. Установить следующие эксплуатационные нормы расхода топлива и повышающие коэффициенты по срокам службы автомобилей:
3. Бухгалтерии списание топлива производить по эксплуатационным летним нормам (май – октябрь) и эксплуатационным зимним нормам (ноябрь – апрель) на общий пробег.
Директор _____________________________
Автотранс-консультант.ру.
Компании, использующие транспортные средства в работе, несут расходы на их содержание. Прежде всего, это траты на ГСМ — горюче-смазочные материалы. В их число включается топливо, различные жидкости и масла. Списание ГСМ производится по нормам — либо самостоятельно установленным, либо утверженным Минтрансом. При этом в организации издается приказ о нормах списания ГСМ в отношении различных ТС. В статье ниже предлагаем скачать образец такого приказа.
Нормы расхода топлива и прочих ГСМ устанавливаются после проведения контрольных замеров в различных условиях. В ходе этих замеров определяется, сколько ГСМ расходуется конкретным автомобилем в расходе на 100 км, после чего приказом утверждаются номы расходы топлива.
В дальнейшем при списании горюче-смазочных материалов бухгалтер будет руководствоваться утвержденными нормами. Такой приказ будет служить обоснованием для списания расходов и учета их при налогообложении.
Приказ также позволит систематизировать расходование топлива на предприятии.
Как составить приказ об установлении норма расхода ГСМ
Оформление проводится на фирменном бланке после проведения замеров расходования топлива. Приказ можно составить в отношении каждого отдельного транспортного средства или в целом по предприятию.
- установить нормы расхода для транспорта — поясняется марка ТС, установленные нормы для различных условий эксплуатации автомобиля, например, по сезону (лето, зима);
- обеспечить экономичный расходы ГСМ в соответствии с введенными нормами — данная обязанность может возлагаться на лицо, ответственное за эксплуатацию транспортных средств, например, начальник транспортного отдела;
- вести учет и списание ГСМ, согласно прописанным нормам — данное распоряжение касается бухгалтера, проводящего проводки по списанию горюче-смазочных материалов;
- назначить ответственным за исполнение приказа определенное лицо — указывается его должность и ФИО.
Составленный образец приказа о списании ГСМ по нормам подписывается руководителем предприятия, после чего доводится до сведения всех прописанных в нем лиц. Подписи каждого ответственного сотрудника ставятся под подписью директора.
Нормы, установленные для зимы, применяются в период с начала октября по конец марта, в остальное время действуют летние нормы расхода ГСМ.
Возможно указать только летние нормативы, при этом зимние можно получить, применив коэффициент. В зимний период расходование ГСМ повышается.
Компания может также воспользоваться существующими нормативами, установленными Минтрансом — число используемых литров на 100 км. Самостоятельно установленные нормы определяются комиссией, которая проводит необходимые вычисления на основе путевых листов, товарных накладных, свидетельствующих об объемах перевозимых грузов. Также документами основаниями могут выступать лимитно-заборные карты, акты выполненных работ.
После проведения расчетов комиссией составляется акт, устанавливающий нормы списания ГСМ. На основании данного акта издается приказ о списании. Пример его оформления предлагаем скачать ниже.
При разработке норм на списание ГСМ следует учесть дорожно-транспортные, климатически-погодные условия района действия транспортных средств.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
При этом в расчетах используются поправочные коэффициенты, выраженные в процентах. С их помощью можно отрегулировать показатель увеличения либо снижения расхода топлива, горюче-смазочных материалов.
Кто издает
По общепринятым правилам списание топлива, ГСМ производится на основании приказа, который издает руководитель предприятия.
При этом он использует накопительные ведомости путевых листов маршрута следования транспортных средств, которые числятся на предприятии, опирается на фактически израсходованный объем топлива на указанных маршрутах в ходе деятельности транспортных средств.
Приказ об утверждении норм списания ГСМ издается с учетом заключения экспертной комиссии, специально созданной для проведения обследования расходования ГСМ.
Она в ходе своей работы выявляет объем ГСМ подлежащий списанию, после чего передает свое заключение руководителю предприятия. В нем следует указать лицо, которое будет контролировать исполнение.
Основными критериями при установлении срока списания ГСМ являются:
- частота использования транспортного средства;
- производственная деятельность предприятия.
Процедура списания топлива осуществляется периодически один раз в месяц в установленный коллективным договором срок.
Каждое предприятие устанавливает периодичность списания самостоятельно, но существует негласное правило, по которому ГСМ списывается раз в один месяц.
Как составить и его образец
Приказ издается в произвольной форме соответственно правилам канцелярского делопроизводства. Необходимо отметить, что статья затратов на ГМС должна быть обоснована, поэтому перечень нормативов на расход топлива, установленный на предприятии должен соответствовать фактически использованному объему.
В нем следует привести перечень норм расхода топлива, установленных предприятием. Виды нормативов на расход ГСМ, измерение в литрах:
- базовая норма, применяемая в расчете на 100 км пробега транспортного средства при его полном оборудовании;
- транспортная норма, подсчитываемая на 100 км пробега, но показатель обусловлен грузоподъемностью транспортного средства;
- норма с учетом одной тонны дополнительной массы, если будет использован прицеп;
- норма, рассчитанная на поездку с грузом с учетом маневрирования транспортного средства при выполнении операций погрузки-разгрузки;
- норма, устанавливаемая на 100 км пробега при производстве специальных видов работ;
- норма с учетом специального оборудования, которое устанавливается на транспортное средство. Она вычисляется на один час работы или одну выполненную операцию;
- норма с учетом работы автономного обогревательного устройства, приведенная на один час.
В нем указывается определенный период времени, за который необходимо списать топливо, ГСМ. Он устанавливается в зависимости от сезона, частоты пользования транспортным средством, производственной деятельности предприятия.
Приказ составляется с учетом результатов проведенного экспертной комиссией анализа деятельности транспортных средств, расход ГСМ каждым из них отдельно.
На основании приказа начальник структурного подразделения разрабатывает план снабжения ГСМ транспортные средства.
Ведомость на списание ГСМ
По общепринятым правилам учет расхода топлива составляется на специальном бланке с унифицированной формой ведомости «Списание ГСМ».
В нем отражается вся информация о приобретении ГСМ каждым транспортным средством, его расходование, остаток ГСМ.
Ранее такой документ оформлялся вручную, но с началом применения компьютерной техники он на каждом предприятии стал составляться на персональном компьютере.
Как правило, ведомость расходования ГСМ составляется на один календарный месяц. В нем указывается:
- полное наименование предприятия;
- наименование структурного подразделения;
- персональные данные водителя;
- марка, государственный номер автомобиля;
- подотчетный период, за который будет производиться списание ГСМ.
Ее форма разработана в виде таблицы, в которой в столбцы вписываются:
- порядковый номер;
- дата;
- марка используемого бензина либо дизельного топлива;
- масла и иных видов ГСМ;
- подпись подотчетного водителя;
- итоговые данные.
Как правило, ведомость составляет материальный бухгалтер, на которого возложена обязанность учета ГСМ. Каждый водитель сдает ему чек или расходный счет, данные которого он заносит в ведомость.
Водитель должен на ведомости расписаться, подтвердив количество приобретенного вида ГСМ. При этом данные, приведенные в ведомости и путевом листе должны быть сходны. В конце истекшего месяца ведомость закрывается для подведения итогов.
Все сведения, представленные в ведомости, переносятся в акт на списание горюче-смазочных материалов.
В него заносятся данные об общем пробеге транспортного средства, выписываемые из путевых листов. Как правило, основными показателями акта на списания являются объем использованного ГСМ, общий пробег, норма списания ГСМ.
Как написать служебную записку
Под понятием «служебная записка» подразумевается деловая бумага, имеющая официальный характер. Ее содержание отражает какую-либо возникшую на предприятии проблему. В ней указываются способы разрешения вопроса, приводятся намеченные меры по ликвидации проблемы.
Ее основной целью является своевременное извещение вышестоящее руководство, поэтому служебная записка снимает ответственность с подавшего ее лица.
Канцелярским делопроизводством не предусмотрена унифицированная форма служебной записки, поэтому она составляется в произвольной форме. Она может быть передана руководству так на бумажном носителе, так и электронном.
Она составляется по правилам ведения деловых бумаг, которые предусматривают указание:
- адресата в обязательном порядке в правом верхнем углу. Персональные данные адресата, его занимаемая должность;
- название документа;
- в основной части изложения сути возникшей проблемы, ситуацию, требующей разрешения;
- предложений, способствующих разрешить создавшееся положение, конкретных мер;
- личные данные составившего лица, его занимаемая должность.
По своей сути служебная записка является формой внутренней переписки, которая зачастую ведется структурными подразделениями, любому адресату от какого-либо должностного лица.
По Глонасс
По большей части расход ГСМ помимо путевого листа подтверждается любым видом документа, который позволяет наиболее полно установить маршрут транспортного средства.
К примеру, можно составить документ по данным приборов учета и контроля. Он отслеживает перемещение транспортного средства при помощи системы спутниковой навигации ГЛОНАСС.
Данное разъяснение было изложено в содержании письма , которое Министерство финансов России опубликовало 16 июня 2011 года.
Хотя многие предприятия до указанного в письме времени использовали для списания ГСМ в качестве единственного документа – путевой лист.
Предприятие для осуществления списания ГСМ с использованием системы Глонасс должно ввести во внутренние локальные акты поправки, разработать новый акт либо издать распоряжение.
Указанные меры направлены для придания такого рода процедуры законной силы. Следует отметить, что в положениях Налогового кодекса, указаниях Федеративного закона «О бухгалтерском учете» не упомянут способ списания ГСМ посредством использования достижений техники и новейших технологий.
Хотя использование спутниковой системы навигации получило в последние годы большую популярность. Но она тоже имеет недостатки, которые выявлены в ходе опроса водителей транспортного средства.
Система позволяет с наибольшей точностью установить — когда, сколько километров проехало транспортное средство, какой объем топлива оно при этом истратило.
Многие предприятия, перейдя на указанный способ списания ГСМ, практически перестали пользоваться нормами, утвержденными Минтрансом. У них пропала необходимость проведения инвентаризации.
Какие нормы выбрать на зиму
Переход на зимние нормы расхода ГСМ начните с решения, какие нормы – свои или официальные – будет применять компания. При расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но есть рекомендательные нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р). В рекомендованных нормах предусмотрены проценты, на которые можно увеличить в зимний период стандартные летние нормативы. Нормативы на зиму зависят от региона России. Проценты можно увидеть в наглядной таблице ниже.
Значение зимних надбавок к нормам расхода топлив по регионам России
№ пп Регионы России (по федеральным округам) Количество месяцев и срок действия зимних надбавок Предельная величина зимних надбавок не более, % 1 2 3 4 I. Центральный 1 Москва 5.0
01.XI..31.III10 2 Белгородская обл. 4.0
15.XL..15.III7 3 Брянская обл. 5.0
01.XI..31.III10 4 Владимирская обл. 5.0
01.XI..31.III10 5 Воронежская обл. 5.0
01.XI...31.III10 6 Ивановская обл. 5.0
01.XI...31.III10 7 Калужская обл. 5.0
01.XI...31.III10 8 Костромская обл. 5.0
01.XI...31.III10 9 Курская обл. 5.0
01.XI...31.III10 10 Липецкая обл. 5.0
01.XI...31.III10 11 Московская обл. 5.0
01.XI...31.III10 12 Орловская обл. 5.0
01.XI...31.III10 13 Рязанская обл. 5.0
01.XI...31.III10 14 Смоленская обл. 5.0
01.XI...31.III10 15 Тамбовская обл. 5.0
01.XI...31.III10 16 Тверская обл. 5.0
01.XI...31.III10 17 Тульская обл. 5.0
01.XI...31.III10 18 Ярославская обл. 5.0
01.XI...31.III10 II. Северо-Западный 19 Санкт-Петербург 5.0
01.XI..31.III110 20 Республика Карелия 5.5
01.XI...15.IV12 21 Республика Коми
г.Воркута с прилегающим административным районом6.0
01.XI...30.IV
6.5
15.X…30.IV15 22 Архангельская обл.
(без Ненецкого автономного округа)6.0
01.XI...30.IV15 23 Вологодская обл. 5.0
01.XI...31.III10 24 Калининградская обл. 4.0
15.XL..15.III7 25 Ленинградская обл. 5.0
01.XI...31.III10 26 Мурманская обл. 6.0
01.XI...30.IV15 27 Новгородская обл. 5.0
01.XI...31.III10 28 Псковская обл. 5.0
01.XI...31.III10 29 Ненецкий автономный округ 6.0
15.X...15.IV18 III. Северо-Кавказский 30 Республика Адыгея 3.0
01.XII... 1.III5 31 Республика Дагестан 3.0
01.XII... 1.III5 32 Республика Ингушетия 3.0
01.XII... 1.III5 33 Чеченская Республика 3.0
01.XII... 1.III5 34 Кабардино-Балкарская Республика 3.0
01.XII... 1.III5 35 Республика Калмыкия 5.0
15.X...15.III10 36 Карачаево-Черкесская Республика 3.0
01.XII... 1.III5 37 Республика Северная Осетия - Алания 3.0
01.XII... 1.III5 38 Краснодарский край 3.0
01.XII... 1.III5 39 Ставропольский край 3.5
01.XII..15.III5 40 Астраханская обл. 5.0
15.X...15.III10 41 Волгоградская обл. 5.0
15.X...15.III10 42 Ростовская обл. 4.0
15.XI..15.III7 IV. Приволжский 43 Республика Башкортостан 5.5
01.XI...15.IV12 44 Республика Марий Эл 5.0
01.XI..31.III10 45 Республика Мордовия 5.0
01.XI..31.III10 46 Республика Татарстан 5.0
01.XI...31.III10 47 Удмуртская Республика 5.0
01.XI...31.III10 48 Чувашская Республика 5.0
01.XI...31.III10 49 Кировская обл. 5.5
15.X...31.III12 50 Нижегородская обл. 5.0
01.XI...31.III10 51 Оренбургская обл. 6.0
15.X...15.IV15 52 Пензенская обл. 5.0
01.XI...31.III10 53 Пермская обл. (без Коми-Пермяцкого автономного округа) 5.5
01.XI...15.IV10 54 Самарская обл. 5.0
01.XI...31.III10 55 Саратовская обл. 5.0
01.XI...31.III10 56 Ульяновская обл. 5.0
01.XI...31.III10 57 Коми-Пермяцкий автономный округ 6.0
15.X...15.IV18 V. Уральский 58 Курганская обл. 5.5
01.XI...15.IV10 59 Свердловская обл. 5.5
01.XI...15.IV10 60 Тюменская обл. (без Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов) 5.5
01.XI...15.IV12 61 Челябинская обл. 5.5
01.XI...15.IV10 62 Ханты-Мансийский автономный округ 6.5
15.X...30.IV18 63 Ямало-Ненецкий автономный округ 6.5
15.X...30.IV18 VI. Сибирский 64 Республика Алтай 5.5
01.XI...15.IV15 65 Республика Бурятия 6.0
01.ХI... З0V18 66 Республика Тува 6.0
01.ХI...30.IV18 67 Республика Хакасия 6.0
01.ХI...30.IV18 68 Алтайский край 5.5
01.XI...15.IV15 69 Красноярский край (без Таймырского и Эвенкийского автономных округов) 5.5
01.XI...15.IV15 70 Иркутская обл. (без Усть-Ордынского Бурятского автономного округа) 6.0
01.ХI...30.IV18 71 Кемеровская обл. 6.0
01.ХI...30.IV15 72 Новосибирская обл. 5.5
01.XI... 15.IV12 73 Омская обл. 5.5
01.XI... 15.IV12 74 Томская обл. 5.5
01.XI... 15.IV12 75 Читинская обл. (без Агинского Бурятского автономного округа) 6.0
01.ХI...30.IV18 76 Таймырский автономный округ 7.0
15.X...15.V18 77 Усть-Ордынский Бурятский автономный округ 6.0
01.ХI...30.IV18 78 Эвенкийский автономный округ 7.0
15.X....15.V18 79 Агинский Бурятский автономный округ 6.0
01.ХI...30.IV18 VII. Дальневосточный 80 Республика Саха (Якутия) (без Чукотского автономного округа) 7.0
15.X...15.V20 81 Приморский край 5.5
01.XI...15.IV12 82 Хабаровский край 5.5
01.XI...15.IV12 Охотский район 6.5
15.X...30.IV18 83 Амурская обл. 6.0
01.XI...30.IV15 84 Камчатская обл. (без Корякского автономного округа) 6.0
01.XI...30.IV15 85 Магаданская обл. 6.5
15.X...30.IV18 86 Сахалинская обл.- южная часть 5.0
15.XI...15.IV12 Сахалинская обл. - северная часть (выше 50° сев. широты) 6.0
01.XI...30.IV15 87 Еврейская автономная обл. 5.5
01.XI...15.IV12 88 Корякский автономный округ 6.0
01.XI...30.IV15 89 Чукотский автономный округ 6.5
15.X...30.IV20 90 Острова Северного Ледовитого океана и морей 7.0
01.XI...31.V20 91 Крымский 4.0
01.ХI..01.III5 Но применять официальные нормативы не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если компания решила установить свои нормы, то лимиты приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Образец приказа о нормах ГСМ смотрите ниже.
Реквизиты приказа о зимних нормах
В приказе о зимних нормах надо сказать, с какого числа компания их применяет. В приказе надо детально расписать информацию об автомобиле, для которого компания устанавливает новую норму. Напишите марку машины, ее модификацию, государственный регистрационный знак. Тогда меньше риска запутаться и завысить расходы в налоговом учете.
Чиновники разрешают компаниям для одних автомобилей устанавливать минтрансовские нормативы, а для других - свои. Тогда в приказе надо провести четкие границы между теми и другими, чтобы на проверке не возникло путаницы с тем, какие нормы правильные.
В приказе можно установить, кто из работников будет отвечать в компании за соблюдением зимних норм. Это может быть, к примеру, руководитель АХО или начальник транспортного отдела. С новым приказом надо ознакомить этого сотрудника. Также сообщите работнику бухгалтерии, который отвечает за учет расходов на ГСМ, что компания осуществила переход на зимние нормы расхода ГСМ.
Недавние изменения по нормам ГСМ
В 2015 году Минтранс пересмотрел свои нормативы (распоряжение от 14 июля 2015 г. № НА-80-р). В частности, увеличились надбавки для крупных городов и повысились коэффициенты для технологического транспорта, включая тот, что используют внутри компании. Например, к таким машинам относятся погрузчики, тракторы, краны.
Минтранс повысил коэффициенты для городов-миллионников. Теперь максимальный размер надбавки увеличился с 25 до 35 процентов. И действует это значение для машин, которые используют в городах с населением свыше 5 млн человек. В городах с численностью от 1 до 5 млн человек можно увеличивать норму списания ГСМ на 25 процентов.
По новым правилам повышающие коэффициенты можно применять не только для городов и крупных населенных пунктов, как раньше, но и для любых других населенных пунктов (п. 5 Методических рекомендаций, утв. распоряжением № АМ-23-р). Например, небольших поселков, деревень и сел и т. д. Компании, которые используют автомобили на территории таких населенных пунктов, тоже вправе увеличить нормы расхода топлива на 5 процентов. Единственное условие для применения этой надбавки - наличие регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения.