Образец и правила оформления акта передачи дел при увольнении. Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

03.08.2018, 1:36

Для разграничения зон ответственности между уволенным работником и его преемником на должности работодатель инициирует оформление акта приема-передачи дел при увольнении.

Если впоследствии будут выявлены нарушения, датированные до дня подписания акта, новый сотрудник не будет считаться виновным в ошибке – вина возлагается в полном объеме на его предшественника. Несмотря на то, что шаблон акта и порядок его составления не имеет законодательной регламентации, этот документ лучше не игнорировать.

Когда нужен передаточный акт

Начнем с того, что актом фиксируется:

• текущее состояние рабочего процесса;
• процент выполнения определенных задач;
• объем находящихся на хранении ценностей и документов.

Передача дел реализуется от увольняемого работника лицу, принимаемому на высвобождаемую должность. Если специалист на это рабочее место не найден, образец акта приема-передачи дел при увольнении оформляется с участием работника, который назначен временно исполняющим обязанности по высвобождаемой должности.

Перечислим, в чем заключаются преимущества передачи дел по акту:

• рабочий процесс не прекращается;
• новый специалист и его наниматель могут объективно оценить объем ежедневной работы;
• распределение ответственности во времени за период работы прежнего специалиста и время трудоустройства нового работника;
• работники знают, что результаты их работы будут проверены и оценены даже в случае расторжения контракта, поэтому стремятся выполнять свои обязанности качественно.

Если осуществляется расторжение трудового договора с главным бухгалтером, необходимо создать комиссию по проверке бухгалтерской отчетности. Она возглавляется руководителем компании. Обязательно проводится инвентаризация материальных ценностей, чтобы убедиться в достоверности данных бухгалтерского учета.

При увольнении материально ответственных сотрудников необходимо согласовать передачу дел с главным бухгалтером для минимизации риска несвоевременного выявления недостач материальных ценностей.

Как передать дела

Старт процедуре передачи дел и документации дает руководитель предприятия. Для этого директор:

• прописывает в распоряжении цели приема-передачи дел;
• назначает ответственных лиц;
• устанавливает временные рамки для всего комплекса мероприятий.

На начальном этапе создается комиссия, утверждается ее председатель. В состав комиссии могут входить административные служащие, экономист, бухгалтер, техник, инженер и другие специалисты в зависимости от должности увольняемого сотрудника.

В момент проверки должны присутствовать все члены комиссии. При отсутствии даже одного человека акт приема-передачи документов при увольнении (образец см. в конце статьи) будет считаться недействительным. Бланк акта должен включать следующие сведения:

• наименование работодателя;
• название документа с обозначением даты составления бланка;
• номер, присвоенный акту;
• список документов, дополняющих содержание акта;
• идентификация стороны, передающей дела, и работника, принимающего должность и материальные ценности.

Так как форма документа не унифицированная, акт имеет произвольную структуру. Обычно его оформляют на листах формата А4. Документ должен быть удостоверен всеми участниками проверки и приема-передачи дел.

При отказе увольняемого лица включить в опись и передать преемнику часть рабочей документации, работодатель вправе привлечь такого специалиста к материальной ответственности или наложить дисциплинарное взыскание. Вот, алгоритм действий при необходимости начать проверку для приема дел от увольняемого специалиста:

• издание приказа о приеме-передаче дел и проведении проверки;
• инвентаризация документации;
• проверка отчетности на достоверность и объективность (корректность данных может быть оценена сторонними экспертами);
• передача ценностей и документов по описи;
• оформление и подписание акта приема-передачи.

Специально для читателей нашими специалистами подготовлен образец акта приема-передачи дел при увольнении. Главного бухгалтера, кадровик или менеджера можно увольнять, используя этот шаблон, который можно бесплатно скачать на .

Нужно формировать акт приема передачи дел при увольнении главного бухгалтера? Какие документы в нем перечислять? Приведем актуальный образец акта приема-передачи, который может потребоваться при увольнении (смене) главного бухгалтера организации.

Акта приема-передачи: составлять или нет

Когда из организации увольняется главный бухгалтер он должен передать новому бухгалтеру документы и прочие бухгалтерские «дела». В этих целях составляют приказ о приеме-передаче и указывают в нем состав передаточной комиссии. Также см. « » Издание такого приказа позволяет проконтролировать процедуру смены главного бухгалтера и зафиксировать передаточные документы.

После того, когда процедура передачи дел завершена, логично составить акт приема-передачи дел, в котором будет конкретный перечень переданных документов.

Пример акта

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера это произвольный документы. Унифицированного бланка – не существует, а четкие требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

При приеме-передаче должны передаваться все документы, которые относятся к сфере деятельности главного бухгалтера за период как минимум пять лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В нашем образце акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера мы перечислили лишь некоторые документы и ценности, которые могут передаваться при смене бухгалтера. Вы можете ознакомиться и, при желании,

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха. Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому. Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Какие действия нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

1. люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;
2. период времени, в течение которого будут переданы документы;
3. если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;
4. дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;
5. порядок, сроки выполнения инвентаризации;
6. порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Как должен быть правильно составлен акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера. Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения. Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель. Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо. Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет. Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам:

• - книги покупок и продаж;
• - журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
• - журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• - книги выдачи доверенностей;
• - кассовые книги;
• - журналы регистрации путевых листов;
• - журналы кассира-операциониста.

Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Чтобы правильно составить акт приема-передачи дел, нужно решить какие деловые бумаги подлежат передаче, и конкретно за какой период. Чтоб это понять, нужно воспользоваться нормами п. 2 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете: главбух несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, подробное и своевременное предоставление полной бухгалтерской отчетности и формирование учетной политики.

Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.

Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.

Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.

p>В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:

• - дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта);
• - даты, наименования документов, которые передаются;
• - список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером);
• - все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные);
• - расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени.

Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.

Кто подписывает акт при смене главбуха

Если не успели найти нового главбуха

Акт приема-передачи дел подписывают покидающий предприятие главный бухгалтер и новый. Однако если замену прежнему найти не успели в срок, то документацию можно временно передать сотруднику бухгалтерии. Но если и таковых нет, то сам директор вправе принять документы.

Передача дел новому специалисту

Следует рассмотреть такую ситуацию, когда все-таки нового сотрудника успели найти, и он вышел на работу, то, как правило, определенное время они работают вместе, потому что передача документации – процесс медленный. Нового работника оформляют в штат только после официального прекращения трудовых отношений с предыдущим. Это действие неправильное. Должно быть заранее заключено трудовое соглашение с новым работником, так как передать документы, ключ от сейфа, печати постороннему человеку организация не может. Учитывая то, что двух главных бухгалтеров в компании не может быть, то его ненадолго оформляют на иную должность (к примеру, заместитель главбуха).

Передача дел аутсорсинговой компании

В наши дни возможна и другая ситуация. Организация решила, что передаст ведение учета в аутсорсинговую компанию. В этом случае только служащий этой специализированной бухгалтерии вправе принимать дела под роспись. Тогда основанием для передачи документации будет заключенный договор между компаниями об оказании услуг по ведению учета.

Что делать, когда бухгалтер отказывается подписывать акт

Если бухгалтер, который увольняется, отказывается подписать акт приема-передачи, то это нужно в обязательном порядке зафиксировать документально в форме акта в присутствии не менее двух свидетелей. Помимо этого, руководитель должен своим приказом назначить комиссию для фиксирования общего состояния бухгалтерского учета на предприятии и для составления описи документов. Может произойти и такое, что каких-то деловых бумаг в организации будет не хватать, тогда подобный акт и опись снимут с нового главного бухгалтера ответственность.

Подводя итог, нужно отметить, что процедура приема-передачи дел является очень ответственной и для покидающего должность, и для вновь прибывшего главбуха, и для самой фирмы. Но следует обратить внимание: главбух, который увольняется, не должен заниматься организацией передачи дел, это задача директора. В обязанности увольняющегося бухгалтера входит доведение всех текущих дел до конца и передаче необходимых документов в надлежащем виде.

Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.

Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.

В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

При передаче-приеме дел установлено (указать несоответствие описи, отсутствие документов, записей и т.д.):